Kā izveidot lielisku darāmo darbu sarakstu
Efectio • 19.05.2020 • Employers advice
Ikdienas steigā bieži vien aizmirstam par kādu no darbiem, kas bija jāpadara tieši šodien un ko darīt tagad, kad atceries par to, bet ir jau par vēlu? Darāmo darbu saraksta sastādīšana ir lielisks veids, kā atcerēties pilnīgi visus veicamos darbus, tas ļauj paraudzīties uz darbiem ar kritiskāku aci un sakārtot tos pēc svarīguma pakāpes, lai paveiktu visus laikā.
Cilvēki izmanto darāmo darbu sarakstu dažādu iemeslu dēļ - lai būtu organizēti, produktīvi, neaizmirstu par svarīgāko. Ir dažādi knifiņi un padomi, kā sastādīt efektīvu “to-do” sarakstu, kas ļaus padarīt darbus laikā, bez stresa un liekas prokrastinācijas. Sarakstot visus darāmos darbus vienkopus uz papīra vai kādā speciāli izveidotā lietotnē, ir vieglāk “sakārtot visu pa plauktiņiem”, iztīrot galvu no liekā, un nospraust konkrētus mērķus, ko sasniegt.
Padomi darbu saraksta veidošanai
- Izvēlies vienu sev piemērotāko veidu, kā atzīmēsi darāmos darbus - tas var būt uz papīra vai elektroniski, atkarīgs no tā, kā pašam ērtāk. Varbūt tā ir īpaša kladīte, kas vienmēr stāv uz Tava galda vai piezīmes telefonā, vai pat tabula Tavā datorā, kas novietota uz darbvirsmas. Vienalga, kur sarakstu veido, galvenais, lai to ir ērti un ātri apskatīt jebkurā brīdī, lai Tu zinātu, kur to meklēt, neapjuktu starp vairākiem sarakstiem dažādās vietās, kā arī nepazaudētu to ikdienas steigā. [1]
- Nekad neiekļauj sarakstā vairāk nekā 7 darāmos darbus. Pārblīvējot sarakstu ar darbiem, ir risks demotivēt sevi un sabiedēt ar apjomu, ko esi sastādījis. Kad Tev ir pārāk daudz darbu, Tu kļūsti neproduktīvs, satriekts par daudzumu, šausti sevi par to, cik daudz laika tas aizņems un nemaz negribi tam ķerties klāt. [2] Vairāki pētījumi apliecina, ka daudzu uzdevumu veikšana vienlaikus attīsta mūsu prāta spējas, tomēr nemēģini sastādīt garu sarakstu ar visiem darbiem, kurus nemaz nepaspēsi izdarīt noteiktajā termiņā. Dod sev laiku un atceries, ka 24 stundu laikā nevari paspēt izdarīt tik daudz, cik gribētos. [3]
- Starp laikietilpīgākiem un sarežģītiem darbiem, iestarpini dažus vieglākus. Tie var būt pavisam vienkārši mājas darbiņi, kā “sakārtot istabu” vai “pagatavot pusdienas”. Izdarot tos, būsi gan atpūties no koncentrēšanās uz iepriekšējo darbu, gan atvieglots un pat gandarīts, ka vari izsvītrot vēl vienu darbu no saraksta.
- Sadali apjomīgos darbus mazākos. Uzdevums, kas aizņem daudz laika un prasa lielu piepūli, piemēram, “sākt strādāt pie pētnieciskā darba” visticamāk paliks arī tikai uz papīra un Tu tam nepieķersies klāt. Viens no veidiem, kā to tomēr paveikt, ir sadalīt mazākos uzdevumos, piemēram, “atrast nepieciešamos statistikas datus pētījumam” vai “uzrakstīt pirmo nodaļu par pamattēmu”. [4] Tavas domas kļūs skaidrākas un tas palīdzēs sasniegt mazos uzdevumus daudz ātrāk.
- Iekļauj pilnīgi visu, kas nepieciešams, lai izpildītu darbu. Pie katra uzdevuma sarakstā, iekļauj visu nepieciešamo informāciju, lai izpildītu šo uzdevumu, piemēram, ja jāpiezvana kādam cilvēkam vai jāpierakstās pie ārsta, pieraksti arī tālruņa numuru, lai nezaudētu laiku vēlāk to meklējot.
- Izvirzi prioritāros darbus. Daudzas programmas ļauj sakārtot uzdevumus secībā kādā pats vēlies - vislabāk tos kārtot no svarīgākā uz mazāk svarīgo. Nav ieteicams sākt ar pašiem vienkāršākajiem uzdevumiem, iztērējot enerģiju tiem un vēlāk pievērsties sarežģītākajiem darbiem. Vislabāk ir sākt ar uzdevumiem, kas jāpaveic tieši šodien vai tuvākajā laikā. [5]
- Uzstādi atgādinājumus un termiņus darbiem. Atgādinājumi dzen Tevi uz priekšu, neļaujot aizmirst par darbiem un radot spiedienu, ka tos jāsāk darīt. Termiņi palīdz izsekot līdzi, kad darbiem jābūt pabeigtiem. Tomēr dažiem cilvēkiem termiņu nospraušana var radīt stresu un neproduktivitāti, zinot, ka palicis par maz laika, lai pabeigtu laikā. Jūties brīvi izmēģināt, kā tas strādā Tavā gadījumā un vai tas ir veiksmīgs rīks Tavas produktivitātes sasniegšanai vai nē.
- Neaizmirsti izsvītrot pabeigto vai pat izveidot “padarīto darbu sarakstu”. Viena no labākajām sajūtām ir izsvītrot darbu no saraksta, apzinoties, ka esi bijis produktīvs, un darbi lapiņā paliek aizvien mazāk un mazāk. Papriecājies par saviem panākumiem un motivē sevi darboties tālāk. Ja vēlies uzskatāmāk ieraudzīt darbus, kas paveikti, vari izveidot arī atsevišķu sarakstu, kurā iekļauj visu, kas jau paveikts.
Piefiksējot domas uz papīra vai elektroniski, nekad neaizmirsīsi par darbiem, kas jāpaveic un kļūsti daudz produktīvāks ik dienu, jo nelielais spiediens, ko sajūtam, ieraugot darbu sarakstus, strādā arī kā motivācija šo sarakstu pēc iespējas ātrāk saīsināt. Vari izmēģināt lejupielādēt arī kādu programmu, kas palīdzēs ar atgādinājumiem un padarīs saraksta veidošanu par interesantu procesu.
Avoti:
[1]https://www.theguardian.com/lifeandstyle/2017/may/10/the-psychology-of-the-to-do-list-why-your-brain-loves-ordered-tasks
[2] https://www.bountytasker.com/10-proven-most-effective-ways-to-use-a-to-do-list/
[3]https://books.google.lv/books?hl=lv&lr=&id=YE-anWg_nNsC&oi=fnd&pg=PR11&dq=multitasking&ots=R3CXoBR6ba&sig=Kzkv7SFZH_U9E2ybCGJA2tjaNQs&redir_esc=y#v=onepage&q&f=false
[4] https://greatist.com/happiness/make-a-to-do-list-get-shit-done#3
[5] https://medium.com/@Lexxic/lexxics-top-10-to-do-list-tips-31cfeca0b082